Объяснить новичку на пальцах - это конечно хорошо, и поддержка новичков, это в духе проекта.
Но только новичок гораздо сильнее запутается, если ему начать объяснять, что в такой ситуации правила соблюдать нужно, а в такой нет. Поэтому, если правила не корректны нужно их доводить до кондиции.
Самое смешное то, что даже закрепив пункт правил мы не застрахованы от появления новых объектов на месте удаленных. Удаленные из базы объекты появляются вновь с завидным постоянством.
Стоит только удалить объект, как на другой день он появляется уже с другим автором.
Вам не надоело ходить по кругу и объяснять каждый раз вновь, что так делать не надо?
Пока вижу только один выход - расширение возможностей фильтрации при выгрузке. Для этого конечно придется много переделать, но других вариантов пока не вижу.